تعريف التقرير الإداري وأنواعه – مجلة الملاقيف

الملاقيف
غير مصنف
تعريف التقرير الإداري وأنواعه – مجلة الملاقيف

نعرض لك في مقالتنا عبر مجلة الملاقيف تعريف التقرير الإداري وأنواعه، حيث توجد أنواع عديدة من التقارير ، يشار إليها عادةً بالعروض التقديمية التنظيمية التي تتضمن معلومات لمجموعة من الأشخاص ، حيث يقدم التقرير توصيات وبيانات لتحقيق النتائج ، ويتم تعريف التقرير على أنه المستند الذي يعمل من خلاله ، والمعلومات ، أو أهداف تقديم مقترحات وبيانات واضحة بذلك إلى المرسل إليهم ، ويتم تحديد نوع التقرير وفقًا للوظيفة التي يؤديها ، ومن بين تلك الأنواع التقارير الإدارية.

تعريف التقرير الإداري وأنواعه

التقرير الإداري هو أحد أنواع التقارير العديدة ، وهو وسيلة موثوقة لإيصال المعلومات والبيانات الأساسية من المستوى الإداري الأعلى في المنظمة إلى ما هو أسفله ، ويتكون من بيانات وحقائق متعلقة بالعمل أو العمل ، عن طريق الأدوات المرئية أو الناطقة.

تحديد تقرير الإدارة

يعني التقرير الإداري بيانًا منظمًا أعدته سلطة أو مراسل حول موضوع يستهدف مجموعة معينة ، لتحليل وتمثيل مشكلة أو موقف ، وللوصول إلى حقائق مبنية على أسس واقعية وواقعية بعيدًا عن المحسوبية أو مجرد عرض الآراء ، ما يتم بعد البحث والدراسة ، وما هو مطلوب من التحقيقات ، اجعلها وصفًا لوقائع لشخص ليس لديه وقت ظهورها ، وفي كتابة التقرير الإداري ، يجب مراعاتها بعناية. كمحتوى منظم وواضح وجيد.

أنواع التقارير الإدارية

هناك العديد من أنواع التقارير الإدارية ، من أهمها وأشهرها ما يلي:

تقارير الإدارة الداخلية

يتم إعداد التقارير الإدارية الداخلية في الأقسام لتوصيل المعلومات للموظفين والموظفين ومستويات الإدارة المختلفة وتتنوع التقارير الإدارية الداخلية بين (تقارير خاصة وتقارير روتينية وتقارير خارجية) والغرض من إعداد هذا النوع من التقارير. تهدف التقارير إلى توفير معلومات مختلفة لأطراف خارجية ، وهي: تداول مؤسسات الائتمان وحقوق الملكية والهيئات الحكومية والمساهمين.

تقرير إداري مشترك

هو ذلك النوع من التقارير الإدارية التي يتم تجميعها من قبل المديرين في جميع الإدارات بالتعاون وبالتعاون مع بعضهم البعض ، تمامًا كما يتم إعداده للأعمال من بيانات الخسارة والأرباح ، بناءً على التقرير الصادر عن قسم الإنتاج.

تقرير إدارة فردي

هذا هو أحد أنواع التقارير الإدارية التي يعدها الشخص المسؤول عن هذا النشاط المحدد ، ومن الأمثلة على التقارير الفردية تلك التي يعدها مدير قسم الإنتاج في المنظمة.

تقرير الإدارة التحليلي

في هذه الأنواع من التقارير الإدارية ، يتم الإبلاغ عن البيانات من خلال تحليل كل مقارنات مع الأهداف المحددة مسبقًا ، ويتم إجراؤها وإعدادها بطريقة أفقية بين قسم واحد أو العديد من أقسام الشركة.

تقارير الاتجاه

يتم عمل هذه التقارير بناءً على مقارنات على مدار فترة زمنية ، مما يُظهر نوعًا من الاتجاه أو الحركة عبر الرسومات.

تقارير الإدارة المالية

تتضمن هذه التقارير معلومات وبيانات عن المركز المالي للشركة ، ويتم الاعتماد عليها في تقدير الحركة المالية للموارد لفترة زمنية محددة ، وتنقسم التقارير المالية إلى ما يلي:

  • التقارير المالية الديناميكيةيتم استخدام تقارير الإدارة هذه عند تلخيص التغييرات في المركز المالي.
  • تقارير مالية ثابتةيوضح هذا التقرير مواقف الديون والمطلوبات والأصول في وقت واحد ، مثل إعداد الميزانية العمومية.

التقارير التشغيلية

يستخدم المدراء في المؤسسات والشركات هذه الأنواع من التقارير الإدارية لتحديد ما قد ينشأ من الفجوات بين الأهداف المدرجة في الميزانية والأهداف الفعلية ، وعادة ما يتم إعداد هذا التقرير على المدى الطويل والقصير للحفاظ على الكفاءة التنظيمية للعملية. ، وتقارير التشغيل مقسمة إلى نوعين. التقارير هي:

  • تقارير المراقبة: يتم تقديم تقارير الرقابة الإدارية على أساس شهري أو ربع سنوي أو سنوي ، والغرض منها ضبط الانحرافات واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة في مختلف المجالات مثل الإيرادات أو المبيعات ، لذلك من الضروري إعداد هذه التقارير بشكل دوري. . قاعدة.
  • تقارير المعلومات: تغطي تقارير معلومات الإدارة مساحة أكبر من تقارير المراقبة ، حيث تتطلب هذه التقارير مزيدًا من المعلومات لتحليلها وفحصها ، وتعتمد الإدارة على هذه التقارير لصياغة السياسات والتخطيط.

عناصر التقارير الإدارية

نقدم لكم بالترتيب عناصر التقارير الإدارية:

  • عنوان التقرير الإداري: تقرير الإدارة هو وثيقة على شكل تقرير يقيس الأداء في العمل ، ويساهم في اتخاذ القرارات المتعلقة بسير العمل ، والتي من الضروري أخذ عنوان لها ، ونتيجة لتعدد التقارير الإدارية. وغرضها المختلف ، يساعد العنوان على تحديد موضوعاتها بكفاءة وسرعة.
  • سياق تقرير الإدارة: يعتبر السياق في تقرير الإدارة عنصرًا لا غنى عنه لأنه يساعد المتلقي على فهم وفهم ما سيتم تحليله على صفحات التقرير ، ويجب أن يكون النص موضوعيًا وموجزًا ​​بحيث يكون بمثابة مقدمة لمختلف المقاييس والنتائج والإحصاءات التي سيتم عرضها.
  • أهداف تقرير الإدارة: كل تقرير إداري يتم إعداده له سبب لذلك ، لذلك من الضروري أن نتذكر أن أهداف الوثيقة محددة ، والتركيز على كل ما هو مفيد ومهم للوظيفة ، ويجب أن يكون التقرير الإداري سهل التحليل و توضيح الأهداف. ، قبل أن تبدأ في الكتابة ، ويجب أن تقرر ما سيتم تقديمه لتحقيق تلك الأهداف.
  • ملخص التقرير الاداري: والمقصود منه أن يكون ملخصًا للمراجعة السريعة ، والذي يتضمن فقط المعلومات ذات الصلة بالتقرير ، مما يوفر للسائقين الوقت بدلاً من قراءته بالكامل في كل مرة يتعين عليهم اتخاذ قرار ، ويساعد أيضًا في تقديم المعلومات والبيانات بشكل كبير الموضوعية.
  • نتائج تقرير الإدارة: في نهاية تقرير الإدارة ، يجب أن يكون هناك منطقة مخصصة لعرض النتائج ، والتي يجب أن تحتوي على جميع الملاحظات المتعلقة بالموضوع ، بالإضافة إلى مقاييس الأداء والرسوم البيانية والجداول والإحصاءات المرصودة.
  • ملخص التقرير الاداري: في تلك المرحلة من إعداد التقرير الإداري ، يتم إغلاق التقرير وتوضيح جميع النتائج التي تم الحصول عليها ، اعتمادًا على المعلومات المقدمة في جميع جوانب الوثيقة.

أهمية التقارير

تكمن أهمية التقارير الإدارية في عدة أمور منها:

  • يعتبر التقرير الإداري من أهم الطرق للحفاظ على العلاقات العامة داخل الشركة أو المؤسسة.
  • المساهمة في تحديد ما يساعد في التنبؤ بالاتجاهات.
  • يعمل تقرير الإدارة على تحقيق جميع الأهداف العامة من خلال التقييم المستمر في الأوقات المناسبة.
  • تعد التقارير الإدارية إحدى الأدوات الوظيفية المهيمنة التي تعتمد عليها الإدارة.
  • ترضي هذه التقارير كل من أطراف العمل الخارجية أو الداخلية.
  • من خلال تقارير الإدارة ، يتم إجراء مقارنة بين كل من الأهداف المخططة والفعلية ، ويتم اتخاذ الإجراءات اللازمة.
  • يشمل إعداد التقارير الإدارية إدارة الشركات أو المؤسسات بدرجة عالية من الكفاءة والإدارة الصارمة.

لذلك توصلنا إلى خاتمة مقالتنا في مجلة الملاقيف الذي عرضنا فيه كلانا تعريف التقرير الإداري وأنواعه عناصره وأهميته حيث أنه من أنواع التقارير التي يتم الاعتماد عليها في الشركات والمؤسسات لشرح سير العمل والتواصل بين الرؤساء والمرؤوسين.

المراجع

رابط مختصر